Reuniões/III Assembleia-Geral

No dia um de Maio do ano de dois mil e dez, pelas quinze horas e trinta minutos, teve início na sala i-105 na FEUP, Rua Dr. Roberto Frias no Porto, a terceira Assembleia-Geral da Associação Wikimedia Portugal (WMP).

Associação Wikimedia Portugal (WMPT) Acta número três

Estiveram presentes Ademar Aguiar, Eduardo Pinheiro, Libério Sobreira, João Cruz, Nuno Tavares, Miguel Trigo, Fernando Magro, João Vasconcelos, Lars Wessman, Carla Carvalho, Manuel Anastácio, Waldir Pimenta, Gil Nogueira, Béria Lima, Manuel de Sousa, que presidiu, e Susana Morais, que secretariou a reunião. Os pontos da agenda de trabalho eram:

Leitura e aprovação da acta da última Assembleia-Geral
Balanço da Academia Wikipédia realizada na Exponor
Informações recolhidas na Wikimedia Conference que teve lugar em Berlim
Próximas actividades a desenvolver pela WMP
Outros assuntos

Ponto 1 - Leitura e aprovação da acta da última Assembleia-Geral

Iniciou-se a reunião com Manuel de Sousa lendo em voz alta o texto da acta da última Assembleia-Geral, realizada no dia três de Novembro de dois mil e nove. O texto foi aprovado por unanimidade por todos os presentes.

Ponto 2 – Balanço da Academia Wikipedia realizada na Exponor

Referiu-se o balanço positivo da Academia Wikipédia realizada na Exponor, com noventa e uma presenças (incluindo oradores), que se obteve projecção mediática e que a parceria com a FEUP correu bem.
Referiu-se que a próxima Academia deverá ter mais pessoas envolvidas na organização, e que o dia do evento deveria ser mudado para um Sábado.
Questionou-se a possibilidade de se fazer a próxima Academia na FIL, na Futurália.
O Instituto Superior Técnico poderá ser um bom parceiro para a próxima Academia.
Questionou-se sobre o filme do evento: o Miguel Trigo irá tratar desse assunto.
Referiu-se a possibilidade da próxima Academia poder incluir participantes remotos.
Referiu-se que a próxima Academia deverá ter mais patrocinadores.
Levantou-se a questão da possibilidade de se desenvolverem regras que não permitam a interrupção durante as apresentações, ou de dar prioridade à existência de um moderador mais assertivo. Existem regras para lidar com esse tipo de situação (ensinar regras aos moderadores de como lidar com situações de interrupção e situações mais incómodas durante o debate). De modo a minimizar estes problemas poderá existir um tempo de apresentações (p.ex. três ou mais, seguidas) e no final um tempo alargado para discussão (p.ex. trinta minutos)
O Manuel de Sousa irá posteriormente apresentar os custos inerentes à Academia.

Ponto 3 - Informações recolhidas na Wikimedia Conference que teve lugar em Berlim

Resumo das apresentações e grupos de trabalho em Berlim: “papéis no movimento”, “angariação de voluntários e apoio aos mesmos”, “colaboração financeira: grants e mais”, “instituições educacionais”, “novos capítulos”, “parceiros institucionais”.
A Susana Morais ficou de apresentar um relatório abragente da informação recolhida: Chapters meeting 2010.

Ponto 4 - Próximas actividades a desenvolver pela WMP

Grupos de trabalho permanentes
- Site (Nuno Tavares, Rei-Artur?, Susana Morais)
- Voluntários e membros – welcoming (Libério, João Miguel Vasconcelos, João Cruz)
- Comunicação (Eduardo, Manuel Sousa, Béria)
- Coordenação (André, Waldir, Manuel Sousa)

Projectos específicos (task forces)
- HMS:
  - Nuno Tavares e Eduardo Pinheiro.
  - Não houve mais nenhum contacto da parte da HMS.
  - Próximo passo: Agendar encontro para Maio para sondar a viabilidade de se fazerem três workshops.
  - Uma maneira de se integrar depois o projecto na Wikipédia é criar template, que indicará no artigo qual a versão revista pela HMS.
  - Modos de integrar o conteúdo da HMS na Wikipédia: a) deixá-los editar livremente e depois rever; b) montar uma wiki só para este projecto onde o conteúdo aguarda aprovação até passar para a Wikipédia; c) criar uma sandbox (idêntico ao anterior).
  - Modo de colocação de referências nos artigos da HMS: ensinar nos workshops como colocar referências segundo as directrizes da Wikipédia.
- GLAM:
  - Projecto Indonésia (colaboração com Wikimedia Indonésia):
    - Nuno Tavares, Manuel Sousa, Béria.
    - Aniversário dos quinhentos anos do primeiro contacto com a Indonésia.
    - Objectivo: libertar documento comemorativo que não está acessível.
    - Nuno Tavares ficou o responsável pelo projecto.
    - Ademar ficou de fornecer o contacto do Director Geral da Torre do Tombo.
  - Vários: Contactar museus pequenos.
- ESCOLAS:
  - Manuel Anastácio, Carla Carvalho, Manuel Sousa.
  - Falar com coordenadores de cursos, de modo a serem disponibilizados trabalhos de mestrados. Problemas: o conteúdo terá de referir “trabalho sobre a orientação de X”; trabalhos originais não têm referências bibliográficas.
  - Concursos para a utilização da Wikipédia nas escolas. Os professores reúnem alunos que competem. Os melhores recebem prémios no final.
  - Desenvolver acções de formação creditadas.
- COMUNICAÇÃO:
  - Transportes e jornais gratuitos
    - Manuel Sousa, Susana Morais, Gil, Nuno Tavares

Disposições diversas
- Criar pequenas páginas de cada projecto.
- Criar categorias no site da associação para categorizar os voluntários de acordo com o projecto em que estão envolvidos.
- Criar medidas quantitativas de sucesso para cada projecto. Definir os objectivos de cada projecto.
- Criação de departamentos temáticos (angariação de fundos, comunicação, etc) vs. a criação de grupos de trabalho (task forces). Qual a melhor solução? Na prática haveria na associação uma estrutura legal e outra operacional. Criar directrizes (guidelines) para os task groups (p.ex.: passar os contactos feitos com o exterior para o departamento de comunicação; reportar ao departamento de coordenação de X em X tempo, etc).
- Mais cedo ou mais tarde será necessário alterar os estatutos (inicialmente integrar as alterações no regulamento interno passando depois para os estatutos).
- Actualizar a lista de actividades na página de cada utilizador do site da Wikimedia Portugal (p.ex. o que gostam de fazer, etc).

Ponto 5 - Outros assuntos

Criar uma lista de e-mail com todos os associados (uma mailinglist moderada dá muito trabalho). O mail “geral” fica a receber só comunicação do exterior (não existem arquivos), onde os destinatários são os orgãos sociais.
O site da associação está desorganizado (na página principal: actividades, agenda, planos, etc) e tem de ser revisto.
Terão de ser apresentados os gastos do grant em Junho, mas como o pedido do próximo grant tem limite a quinze de Maio, apresenta-se já tudo junto. O Waldir ficou responsável pelo novo pedido de grant.
Os débitos de quotas poderão ser feitos automaticamente todos os anos. Custa quarenta cêntimos por pessoa (por operação). A Wikimedia Portugal suporta este custo por transferência. Basta assinar um formulário para iniciar o processo. O processo não tem custos adicionais.
O formulário de sócio tem de ser alterado. Acrescentar que a proposta de adesão terá de ser primeiro aprovada pela administração, que pode negar a admissão. Isto já existe no regulamento.
O Ademar tem os dados do DNS (academia-wikipedia.org) que deverá passar para o Nuno Tavares.
Reunião em Bristol em Maio para discutir o fundraising com os chapters: decidiu-se não se enviar nenhum representante da Wikimedia Portugal.
O CiviCRM (programa para gerir contas, associados, eventos, etc) deveria ser usado pelo tesoureiro.
O Manuel Anastácio não tem disponibilidade para ficar como tesoureiro e passa a assumir o cargo o Manuel Sousa (Waldir, Manuel Sousa e André gerem actualmente a conta bancária).

Nada mais havendo a deliberar, pelas dezoito horas, deu-se por encerrada a terceira Assembleia-Geral da Associação Wikimedia Portugal (WMP), sendo lavrada esta acta que vai assinada por Manuel de Sousa que a presidiu e Susana Morais que a secretariou.